DATASKYDDSMEDDELANDE  
enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR, art. 13 och 14
Uppdaterat: 21.4.2026
__________________________________________________________________________

Personuppgiftsansvarig

Florakören vid Åbo Akademi r.f.
Kontaktperson: Viceordförande för Florakören vid Åbo Akademi r.f., [email protected],
__________________________________________________________________________

Varför behandlar vi dina personuppgifter?

Florakören vid Åbo Akademi r.f. behandlar personuppgifter om sina medlemma, före detta medlemmar och samarbetsparter. Bilder på medlemmar kan användas på hemsidan, i grafiskt material eller i sociala medier om medlemmen gett sitt medgivande.
Personuppgifter behandlas när det är nödvändigt för att planera och genomföra föreningens verksamhet. Florakören vid Åbo Akademi r.f. behandlar inte personuppgifter för andra ändamål.

Enligt GDPR måste det finnas en rättslig grund för att behandla personuppgifter. Florakören vid Åbo Akademi r.f. behandlar dina personuppgifter enligt följande rättsliga grunder:
Samtycke: Samtycke innebär att du blir tillfrågad och svarar ja (skriftligt eller muntligt) till att dina personuppgifter behandlas för ett specifikt ändamål. Du ger samtycket fullt frivilligt efter att du tagit del av information om hur dina personuppgifter behandlas. När samtycke är den enda rättsliga grunden för att behandla dina personuppgifter har du rätt att ångra dig när som helst. Du kan meddela att du ångrat dig genom att skicka e-post till Florakörens kontaktperson (se ovan). Den behandling som genomförts innan du återkallade samtycket påverkas inte.
Avtal: Du har ett avtal eller ska ingå ett avtal med Florakören vid Åbo Akademi r.f. och det är nödvändigt att behandla dina personuppgifter för att fullgöra avtalet.
Rättslig förpliktelse: Florakören vid Åbo Akademi r.f. är en registrerad förening och måste därför behandla personuppgifter då det krävs enligt bl.a. föreningslagen och bokföringslagen. 
Berättigat intresse: Det är nödvändigt att behandla personuppgifter för att tillgodose berättigade intressen hos Florakören vid Åbo Akademi r.f. eller en tredje part. Personuppgifterna behandlas aldrig mer eller längre än nödvändigt för att tillgodose nåndera partens berättigade intresse.

Florakören vid Åbo Akademi r.f. behandlar sina medlemmars personuppgifter när det är nödvändigt för att kunna ordna föreningens verksamhet och kommunicera med medlemmarna. Den huvudsakliga rättsliga grunden för att behandla medlemmarnas personuppgifter är berättigat intresse. 
För fester, resor och andra motsvarande evenemang begär vi separat in de personuppgifter som är nödvändiga för den specifika aktiviteten och då kan den rättsliga grunden i stället vara samtycke, beroende på aktivitetens karaktär. I vissa fall behöver vi behandla särskilda kategorier av personuppgifter, t.ex. information om allergier för att kunna beakta personens behov vid mat- och dryckesservering. När vi behandlar särskilda kategorier av personuppgifter gör vi det förutsatt att personen gett sitt uttryckliga samtycke. 
Rättslig förpliktelse är den rättsliga grunden då vi behandlar medlemmarnas personuppgifter kopplat till fakturering, bokföring och motsvarande administration enligt bl.a. föreningslagen och bokföringslagen.
Personuppgifter för andra än medlemmar (t.ex. gästartister) behandlas för att ingå och fullgöra avtal och för administration kopplad till den verksamhet som personerna medverkar i, t.ex. konserter eller fester. Beroende på uppdragets eller aktivitetens karaktär behandlar vi personuppgifterna enligt den rättsliga grunden avtal, berättigat intresse eller rättslig förpliktelse. I vissa fall behandlas personuppgifter enligt personens samtycke, t.ex. då utomstående gäster inbjuds till fester med mat- och dryckesservering.

Vilka personuppgifter behandlas och vem behandlar dem?
Vi behandlar
- namn och andra kontaktuppgifter
- personbeteckning och juridiskt kön då det är nödvändigt, t.ex. i samband med resor och deltagande i internationella körevenemang enligt arrangörens krav
- information om allergier eller motsvarande då det är nödvändigt för att särskilda behov ska kunna beaktas, förutsatt att personen gett sitt samtycke
- bilder för sociala medier och marknadsföring, förutsatt att personen gett sitt samtycke
I första hand behandlas uppgifterna av den sittande styrelsen i Florakören vid Åbo Akademi r.f. Vid deltagande i körevenemang organiserat av andra parter eller vid servering organiserad av en annan part delas dessa uppgifter även med dem för evenemanget.

Varifrån samlas dina personuppgifter in och hur blir de behandlade?
Personuppgifterna samlas in från individen själv. Detta sker skriftligt på papper eller i ett elektroniskt formulär. Om den registrerade vid anmälan inte ger all den information som ombeds, kan Florakören vid Åbo Akademi r.f. inte ta emot anmälan och registrera personen som medlem eller deltagare i verksamhet som kören ordnar.
Fysiskt material förvaras inlåst i styrelsens kansli. Elektroniskt material förvaras på Google Drive där endast styrelsemedlemmar eller övriga funktionärer i kören har tillgång till dem.
Personuppgifter som samlas in till medlemsregistret Desky via Finlands svenska sång- och musikförbund gås igenom av viceordförande i början på varje studietermin och personuppgifter från medlemmar som avslutat sin verksamhet i kören tas bort. När nya medlemmar sjunger in samlas personuppgifter in för insjungningstillfället men uppgifterna raderas omedelbart ifall personen i fråga inte blir del av körens verksamhet. Personuppgifter som samlas in för evenemang förstörs eller raderas senast ett år efter att evenemanget de samlats in för har ägt rum.
Överförs dina personuppgifter till en tredje part (utanför Florakören vid Åbo Akademi r.f.) för behandling?
Ja, personuppgifter överförs för behandling i medlemsregistret Desky som upprätthålls av takorganisationen Finlands svenska sång- och musikförbund.
Lämnas dina personuppgifter ut till en tredje part (utanför Florakören vid Åbo Akademi r.f.) för den tredje partens behov?
Ja, personuppgifter lämnas ut tilll tredje part då det är nödvändigt för att genomföra en aktivitet, t.ex. då researrangemang eller festivaldeltagande förutsätter att deltagarnas personuppgifter delas med en tredje part.
Överförs dina personuppgifter utanför EU/EES?
Ja, din personuppgifter överförs utanför EU/EES eftersom Florakören vid Åbo Akademi r.f. använder molntjänster som tillhandahålls av Google (t.ex. Google Drive eller Google Forms). Överföringen sker enligt ramverket för dataskydd mellan EU och USA (Data Privacy Framework, i kraft fr.o.m. 10.7.2023 enligt Europeiska kommissionens likvärdighetsbeslut). 
__________________________________________________________________________

Vilka rättigheter har du när Florakören vid Åbo Akademi r.f. behandlar dina personuppgifter?

Florakören vid Åbo Akademi r.f. ansvarar för att vidta lämpliga tekniska och organisatoriska åtgärder för att skydda personuppgifter mot obehörig eller olaglig behandling och mot skada på eller förlust av personuppgifter. Personuppgifter ska alltid behandlas på ett rättvist och öppet sätt i enlighet med gällande dataskyddsbestämmelser.

Enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR (art. 12-22) har du rätt att
- få klar och tydlig information om hur dina personuppgifter behandlas och hur du kan utöva dina rättigheter (art. 12)
- få tillgång till dina personuppgifter och information om behandlingen (art. 15)
- få dina personuppgifter korrigerade (art. 16).
- få dina uppgifter raderade ("rätten att bli bortglömd") i vissa situationer (art. 17)
- begränsa behandlingen av dina personuppgifter i vissa situationer (art. 18)
- få personuppgifterna överförda mellan system i vissa situationer (art. 20)
- invända mot behandlingen av dina personuppgifter i vissa situationer (art. 21) 
- inte bli föremål för automatiskt beslutsfattande, med vissa undantag (art. 22)

Du har också rätt att bli informerad om en personuppgiftsincident som innebär hög risk för dina personuppgifter (art. 34).

Om du har frågor om dina rättigheter kan du kontakta den ansvariga kontaktpersonen (se ovan).

Du har rätt att framföra klagomål till dataskyddsmyndigheten om du anser att dina personuppgifter blivit olagligt behandlade enligt EU:s dataskyddsförordning GDPR. 

Kontaktuppgifter till dataskyddsmyndigheten:
Dataombudsmannens byrå
PB 800
00531 Helsingfors
+358 29 566 6700 (växel)
[email protected]
tietosuoja.fi